Todos nós gostamos de um gemido depois de um dia longo e cansativo no trabalho - mas no fundo sabemos que se estivéssemos um pouco mais organizados, as coisas não seriam tão ruins. Estaríamos mais preparados para as tarefas que nos são impostas, mais capazes de lidar com complicações inesperadas e com menos probabilidade de entrar em pânico quando há um prazo final iminente.
O guru de negócios sueco David Stiernholm também sabe disso, e é por isso que ele é um especialista - alguém que ajuda as pessoas a lidar com a desordem cotidiana, permitindo que desenvolvam hábitos positivos e melhor foco.
“A beleza de ser estruturada é que mesmo as mais simples e pequenas mudanças geralmente têm grandes efeitos sobre a produtividade - sem mencionar os efeitos emocionais e mentais positivos”, diz Stiernholm.
Ele usa esses princípios nos negócios, mas eles podem se aplicar a qualquer coisa, desde criar um programa de treinamento até planejar um evento ou escrever um livro. Siga seu plano de oito pontos para substituir o caos pela estrutura.
1. Obtenha seu plano no lugar
Melhorar seus hábitos deve ser considerado como um projeto como outro qualquer. Portanto, sua primeira tarefa é decidir em oito horários de meia hora quando você trabalhará em seu projeto de estrutura - como reuniões, apenas com você mesmo. O primeiro slot é aquele em que você agendará os próximos sete, então parabéns, você já está no caminho certo!
Nesta primeira reunião, encontre uma maneira de se recompensar à medida que avança no programa. Se houver algum gadget ou coisa que você quer, faça um voucher, divida-o em oito tokens e dê a si mesmo um token toda vez que completar uma seção. Ou tenha uma exibição visível onde você marca os pontos. Um de meus clientes recebeu uma caixa de correspondências extragrandes e escreveu um sub-objetivo em cada uma delas. Para cada gol que ela alcançou, ela acendeu a partida e desfrutou do sentimento de realização enquanto o jogo estava queimando.
2. Escolha sua ferramenta
Onde você grava as tarefas que você tem que fazer? Talvez alguns deles sejam e-mails marcados como não lidos ou sinalizados, com mais em Post-Its ou em um bloco de anotações, enquanto outros ainda estão em algum tipo de aplicativo de lista de tarefas pendentes. Este é um erro comum. Quanto mais lugares você tiver para suas anotações, mais difícil será identificar no que você precisa se concentrar agora.
Pegue um pedaço de papel e anote todas as coisas que você tem que fazer quando vierem à sua mente. Comece com o que você tem que fazer hoje, esta semana e assim por diante, e continue tão à frente no tempo quanto achar que é útil.
Decida onde você vai manter todas as suas tarefas a partir de agora. Não importa se se trata de uma ferramenta digital como o Outlook ou um bloco de anotações, ou até mesmo notas adesivas em uma placa. Uma vez que todas as suas tarefas estejam em um lugar, você saberá instantaneamente o que precisa ser feito e quando - e que não está faltando nada crucial ou urgente.
3. Esclareça suas tarefas
Certa vez trabalhei com um empresário de moda que originalmente era parteira. Um dia, uma futura mãe que teve uma erupção incomum no estômago a visitou. Meu cliente pensou: "Nós realmente devemos investigar isso" e escreveu "Importante! Belly!”Em uma nota adesiva, colando-a na frente do prontuário do paciente. Depois de alguns dias, ela encontrou o registro do paciente em uma pilha. Ela tinha visto uma série de outras barrigas e agora não conseguia lembrar o que ela queria dizer. O diabo está no detalhe ao formular tarefas.
Percorra sua lista e formule os detalhes de cada tarefa de maneira concreta e completa. Se você tiver que fazer primeiro uma coisa e depois outra antes de verificar uma tarefa a fazer na lista, divida-a em duas tarefas separadas. Certifique-se de que cada tarefa contenha um verbo e tenha cuidado com verbos como “consertar”, “certificar-se” e outras descrições ambíguas do que você pretende fazer - você pode acabar obscurecendo um projeto inteiro por trás de frases vagas.
4. Crie suas categorias
O valor de ter uma única lista de tarefas é claro. A desvantagem é que olhar para uma longa lista de suas tarefas pode parecer esmagadora. É aí que entra a boa estrutura: ao categorizar, você evita se distrair vendo tarefas com as quais não está interessado em lidar agora e será mais fácil se concentrar na tarefa a seguir.
Onde você precisa estar fisicamente para fazer a tarefa? Quanto tempo a tarefa demorará para ser concluída? Quando a tarefa precisa ser concluída? Por exemplo, se 20% de suas tarefas puderem ser feitas durante seu trajeto, você só estará olhando para um quinto de toda a lista quando fizer o check-in no trem.
As ferramentas de lista de tarefas digitais permitem categorizar as tarefas marcando uma caixa ou usando etiquetas ou tags. Se a sua lista de tarefas está em um formato físico, você pode usar símbolos escritos, dividir o seu caderno em seções usando abas ou divisores, ou simplesmente usar marcadores. Comece escolhendo apenas uma maneira de categorizar suas tarefas, e adicione mais categorias gradualmente - caso contrário, você perceberá esse método como algo difícil e complicado, e voltará a lembrar as coisas em vez de escrevê-las (porque é mais rápido assim”).
5. Tome tempo para recapitular
Coisas inesperadas acontecem o tempo todo - e quando isso acontece, os cronogramas e os planos são interrompidos. Nós pretendemos fazer uma mudança e criar um plano ambicioso para fazê-lo, mas algo imprevisto nos joga fora do curso. Tarefas anteriormente consideradas prioritárias podem, de repente, deixar de ser tão importantes quanto uma tarefa mais recente e mais urgente.
O perigo é que você se sinta desanimado em vez de motivado e conclua que sua situação de trabalho é simplesmente impossível de mudar.Então você deve fazer o seu melhor para esperar o inesperado. Em vez de uma nova tarefa de estruturação, trate esse slot como um “sobressalente” e use-o como uma oportunidade para voltar ao caminho certo se você ficou para trás com qualquer uma das tarefas anteriores.
6. Caça fora as pedras de moer
Verificar as tarefas da sua lista regularmente permite que você experimente a pressa de ter dado mais um passo e realizado alguma coisa. Mas a maioria das pessoas tem algumas tarefas que permanecem na lista por dias, semanas ou até meses. Eles apenas sentam lá, fermentando e fermentando a frustração, e eu me refiro a eles como “pedras de moinho”. Toda vez que você os vê incompletos, você se sente desanimado e a lista perde algum valor. Além disso, quanto mais tempo você colocar isso, mais difícil será começar.
Encontre suas mós e, para cada uma, formule o próximo passo possível como uma tarefa a ser executada. Torne-o pequeno, tão pequeno que você se sinta quase envergonhado de escrevê-lo em sua lista de tarefas, e então será fácil de fazer e você estará a caminho, sentindo-se motivado - o que é muito melhor do que ficar preso e passivo. Você pode até obter um impulso que você sente como lidar com um ou mais todos os dias.
7. Hora de ficar simplificado
Existem muitos lugares onde você pode armazenar documentos. Se eles são físicos, eles podem estar em arquivos de revistas, pastas de arquivos suspensas, uma caixa de entrada na sua mesa ou apenas pilhas; se eles forem digitais, poderão estar em sua área de trabalho, em um servidor de arquivos compartilhado, em um pendrive ou em uma nuvem … ou em várias versões de qualquer um deles.
Você pode conhecer o caminho deles, mas se você estiver ausente ou doente, ninguém mais o fará. O outro perigo é a distração: quanto mais arquivos ou pilhas você tiver, maior a probabilidade de você ver um enquanto trabalha em outro e pensar em outra coisa que precisa fazer.
Escolha um (ou de preferência mais) desses locais de armazenamento. Em seguida, escolha três de tudo o que você está armazenando nesse lugar. Então arquive em outro lugar ou, melhor ainda, jogue fora. Você está instantaneamente mais simplificado.
Um estudo relatado no Revisão de negócios de Harvard mostrou que em um dia de trabalho de oito horas, aproximadamente 70 minutos são perdidos para as distrações. Se você puder diminuir essa perda de tempo em apenas um décimo, receberá o equivalente a três dias e meio de trabalho por ano.
8. Olhe para trás para olhar para frente
Ao fazer isso, você terá percebido muitas coisas sobre a maneira como trabalha e lhe dará uma ferramenta de estrutura muito importante: a previsão. Se você puder criar uma rotina contínua que funcione para você, será possível antecipar os próximos eventos.
Decida com que frequência você precisa pausar e revisar sua lista e categorias, quando fazer isso para que funcione melhor para você (sextas-feiras para você fechar a semana e relaxar no fim de semana, ou segundas para iniciar a semana de forma proativa), e agendar esses slots. Crie uma lista de verificação do que você fará durante eles. Você descobrirá que isso proporciona mais latitude, o que significa que você não será surpreendido por prazos iminentes e terá menos probabilidade de concluir as tarefas no último minuto.
Super estruturado: como superar o caos e reconquistar o tempo por David Stiernholm está fora agora, RRP £ 12,99 (LID Publishing). Compre no amazon.co.uk
Estratégias assassinas para dominar sua lista de afazeres
O mundo do trabalho está mudando, de acordo com Alexandra Cavoulacos e Kathryn Minshew, fundadores do centro de carreiras on-line The Muse e autores de As novas regras de trabalho. Siga os conselhos deles para acelerar o progresso de sua carreira e encontrar mais tempo para fazer as coisas que você ama.
Vencer a guerra contra o tempo não é tentar centenas de ferramentas on-line que afirmam ajudar os profissionais a serem mais produtivos. Sim, essas ferramentas podem ajudar, mas fundamentalmente, é repensar como você usa o tempo. E isso começa todos os dias com a forma como você organiza suas tarefas.
A rede de empregos LinkedIn compilou uma pesquisa que revelou o quanto nossas listas profissionais de tarefas precisam de uma reforma. Acontece que somos ótimos em listar as coisas que precisamos fazer, mas não tão boas em realmente fazê-las. Na verdade, quase 90% dos profissionais admitem que não conseguem realizar todas as tarefas em sua lista de tarefas até o final de um dia de trabalho normal. Então, se você está cansado de lidar com as mesmas listas de tarefas obsoletas todos os dias - e ficar por aqui -, aqui estão quatro estratégias principais para mudar tudo isso.
1. Mantenha uma lista de afazeres única para o trabalho
Vamos ser honestos: se você quisesse ter uma visão completa de todas as tarefas que você tinha que fazer para o trabalho agora, é provável que você não conseguisse encontrar tudo em uma única lista. Em vez disso, você provavelmente tem alguns Post-its aqui, um rascunho salvo em seu email lá, anotações anotadas em lembretes no seu computador e talvez um aplicativo de lista de verificação ou dois no seu telefone, certo? Mas se o objetivo é realmente fazer tudo, ter um único lugar para suas tarefas relacionadas ao trabalho é uma obrigação. Então escolha seu método de escolha e comece a consolidar.
A lista pode ser manuscrita em seu planejador confiável, um documento que você mantém em sua área de trabalho, um aplicativo em seu telefone ou qualquer outra coisa. Isso não é sobre o meio, é sobre o processo de raciocínio.
Apenas certifique-se de que qualquer método que você use, você pode adicionar à sua lista de qualquer lugar. Isso significa que, se você usar um aplicativo de desktop, convém configurar um sistema para capturar tarefas que surgem enquanto você está longe do computador, como tarefas obtidas durante uma reunião ou chamadas telefônicas. Você se lembra, durante sua viagem, que precisa fazer amanhã.
Nossa preferência é enviar esses lembretes para nós mesmos e excluir o e-mail assim que os transferirmos para a lista principal.Mas simplesmente escrevê-las em notas e transcrevê-las para o arquivo também funciona.
2. Siga a regra 1-3-5
Uma maneira de termos transformado não apenas nossa própria produtividade, mas também a de toda a nossa equipe no TheMuse.com, é seguir a Regra 1-3-5, desenvolvida por Alex. Aqui está a essência: em qualquer dia, suponha que você só pode realizar uma grande coisa, três coisas médias e cinco coisas pequenas e restringir sua lista de tarefas a esses nove itens.
Soa assustador? Bem, é, no começo. Mas goste ou não, você tem apenas muitas horas no dia e terá apenas um número limitado de coisas. Forçar-se a priorizar criando listas 1-3-5 significa que as coisas que você realiza são as coisas que você escolhe fazer, em vez daquelas que são realizadas.
Naturalmente, o número de tarefas em si pode ser flexível. Se você gasta muito do seu dia em reuniões, por exemplo, talvez seja necessário reduzir o número de tarefas. Ou se a sua posição é aquela em que cada dia traz muitas tarefas e tarefas inesperadas, você pode tentar deixar uma média e duas pequenas tarefas em branco, em preparação para as solicitações de última hora do seu chefe.
Isso não significa que você precisa limitar sua lista de tarefas a apenas nove itens. Em vez disso, você deve manter dois tipos de listas: uma grande lista de tudo que você precisa fazer em um determinado ponto (tudo em um só lugar), e outra que é mais curta e lhe dá ordens para o que precisa feito hoje.
Recomendamos que, antes de sair do trabalho à noite, você reserve alguns minutos para definir seu 1-3-5 para o dia seguinte, para que esteja pronto para começar a trabalhar de manhã.
Planejar com antecedência assim também significa que você poderá ter mais conversas informadas com seu gerente quando ele lançar algo novo em você que precisa ser feito imediatamente, bem como as ferramentas para priorizar novamente seu outro trabalho. Por exemplo, quando uma apresentação surpresa cai no seu colo, tente: “Claro, posso conseguir isso até as 15h, mas os relatórios do primeiro trimestre só estarão prontos amanhã, já que eu tinha programado o horário para trabalhar nisso hoje..
3. Complete uma tarefa significativa antes do almoço
Este pode ser difícil, mas funciona. Realize uma das suas tarefas grandes ou médias e resolva-a logo de manhã, mesmo antes de verificar o email, se puder. Confie em nós, não há sentimento melhor do que cruzar uma tarefa importante antes do almoço.
Especialista em motivação e autor Brian Tracy chama isso de "comer seu sapo", um aceno para a famosa frase de Mark Twain: "Coma um sapo vivo logo pela manhã e nada pior acontecerá com você o resto do dia."
Kathryn frequentemente identifica seus "sapos" para o dia seguinte - as tarefas mais difíceis ou as que ela sabe que menos gostarão - na noite anterior. Isso ajuda mentalmente a prepará-la para enfrentá-los de manhã, e isso a impede de afastá-los até o dia seguinte, depois no dia seguinte.
4. Bloquear seu calendário
Se você achar que sempre superestima o quanto pode ser feito em um dia, tente alocar tempo para cada uma das suas tarefas no seu calendário, exatamente como faria ao agendar reuniões. Depois de definir as tarefas em sua lista de tarefas ou 1-3-5, tente agendá-las, bloqueando o tempo apropriado para cada uma delas.
O importante é ser realista quanto tempo cada um levará. Escrever esse e-mail importante para um cliente pode levar 15 minutos, por exemplo, enquanto a preparação da estratégia de Q1 para sua equipe pode exigir algumas horas.
É fácil, mas perigoso, cair na armadilha de deixar os produtos críticos de trabalho serem relegados a momentos que restam entre as reuniões. Como o economista John Kenneth Galbraith disse uma vez, “as reuniões são indispensáveis quando você não quer fazer nada”.
A menos que a descrição do seu cargo seja apenas para reuniões (e estamos adivinhando que não é), o bloqueio de tempo é uma ótima maneira de garantir tempo para o trabalho real: as coisas que impulsionam o negócio e que os clientes pagam à empresa para produzir.
Quando você tentar isso, também certifique-se de bloquear o tempo em seu calendário para recuperar o atraso em e-mails, brainstorming ou outras tarefas importantes, mas não entregáveis. Se as suas responsabilidades permitirem, tente bloquear uma hora da manhã e uma hora da tarde para trabalhar na sua caixa de entrada - e, em seguida, divirta-se para não gastar tempo entre a manipulação de e-mails, quando planejou trabalhar em outra coisa.
