Sentindo-se sobrecarregado? Se você é, então, sem querer adicionar suas preocupações, lembre-se de que é um círculo vicioso. De acordo com o estudo Healthplace Workplace da Grã-Bretanha, o alto estresse e a falta de atividade física estão fazendo com que as indústrias percam até 27 dias de tempo produtivo por funcionário a cada ano. O padrão é familiar para todos os homens de academia de sangue vermelho: um amontoado de reuniões significa que não há tempo para a academia, e uma refeição planejada para a noite se transforma em uma pitada de misericórdia de última hora da Deliveroo. O problema? Uma vida com alto teor de carboidratos e falta de exercícios faz de Jack um garoto improdutivo - e, depois de mais um dia de lenta procrastinação, o problema é pior, não melhor. Hora de consertar.
Digite Graham Allcott, ex-CEO e autoproclamado “ninja da produtividade”. "Eu não sou uma dessas pessoas naturalmente organizadas", diz Allcott. “Meu estilo natural de trabalho é exatamente o oposto: esquisito, baseado em ideias, mais confortável no nível estratégico do que no nível de 'fazer', alérgico a detalhes e irrealista sobre o que é alcançável em um determinado período de tempo. Todas essas características estão, à sua maneira, entre meus pontos fortes e me fizeram bem em coisas que fiz.”
Enquanto Allcott diz que ele joga com esses pontos fortes, ele também os reconhece “como as fraquezas incapacitantes que eles são. Mudar meus próprios maus hábitos e desenvolver novos e fortes me deu a capacidade de ajudar os outros a fazer o mesmo.”Ao trocar o gerenciamento do tempo pelo gerenciamento de atenção, ser implacável com o e-mail e acabar com a sobrecarga de informações, Allcott promete. Trabalho feito e tenha tempo para cozinhar em lote, fazer supino e as ocasionais bebedeiras da Netflix - e você se sentirá melhor de manhã. Seu círculo virtuoso começa aqui.
Eliminar o estresse
O estresse é inevitável - é a resposta química sensata do seu corpo a situações difíceis e perigosas. Seu problema: os mecanismos que evoluíram para protegê-lo dos tigres dentes-de-sabre não tiveram tempo de acompanhar as mensagens instantâneas e os iPhones sempre ativos, e o constante fluxo de pequenos estressores é um fator de produtividade. "Independentemente do que estamos trabalhando, nossos níveis de adrenalina podem nos levar a tornar o impossível possível", diz Allcott. "Mas quando cruzamos a linha de adrenalina saudável para insalubres, estressados e infelizes, passamos da motivação e do momento para sermos sufocados." Reconheça quando isso está acontecendo e você poderá consertá-lo.
Identifique seus gatilhos
Pessoas diferentes lidam bem (e mal) com situações diferentes. “Três áreas-chave de estresse típicas da maioria das pessoas são o pânico de estar sobrecarregado com trabalho, falta de clareza sobre o que fazer e tomar decisões difíceis”, diz Allcott. Dedique cinco minutos para avaliar de 1 a 5 como é preocupante cada um deles e você saberá onde concentrar seus esforços.
Obter alguma perspectiva
É fácil pensar que todos os outros estão se movendo mais rápido do que você e conseguindo mais, especialmente se você está prestando atenção aos feeds de mídia social deles. Pense no rosto que você apresenta ao mundo versus qualquer sentimento negativo que possa ter e lembre-se de que outras pessoas estão fazendo o mesmo.
Enfrente esses gatilhos
Agora, use sua lista: qual é o primeiro passo para lidar com os fatores estressantes que você acabou de registrar? Se a imprecisão sobre os objetivos é um problema, por exemplo, trabalhe para esclarecê-lo - se isso significa sentar-se sozinho ou agendar uma reunião para resolvê-lo com um colega. Se houver sobrecarga, faça uma lista de suas diferentes tarefas e decida qual é a etapa mais produtiva que você pode adotar em cada uma delas agora.
Abraçar o conflito (quando você tem que)
Ninguém gosta de conflitos, exceto sociopatas, mas às vezes é necessário. Deixando conflitos supostamente é um estressor chave. Se você puder resolver um agora, faça isso. Calma e respeitosamente, claro.
Mantenha-o brincalhão
Apontar para um estado de impulso lúdico e produtivo, onde você é positivo, relaxado e no controle. Lembre-se: a única coisa diferente aqui de se sentir estressado, preso e entorpecido é o que está acontecendo em sua mente.
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Organize-se
Se a sua mesa é um monte de papel e a área de trabalho do seu computador parece uma nevasca, é hora de se despir. “Como muitas pessoas, eu uso sistemas de referência de papel cada vez menos e adoraria chegar a um ponto em que eu realmente não tivesse papel - mas há momentos em que apenas o preenchimento de papel vai funcionar”, diz Allcott. “A ideia de conseguir um escritório sem papel para mim parece ser o objetivo errado a ser buscado. Basta começar com "muito menos papel". Veja como isso é feito.
Seja implacável
Jogue fora ou recicle qualquer pedaço de papel que contenha material facilmente disponível na Web, incluindo jornais ou revistas arquivados. Enfatize lembranças e coisas em que provavelmente você precisará de cópias físicas de - certificados, digamos, e provas de endereço.
Tenha um "bom parque de ideias"
Este é o seu local de depósito para que as coisas possam navegar, experimentar ou assistir quando você está preso a ideias para o futuro. Pode ser uma lista com curadoria de aplicativos ou apenas um documento baseado em nuvem.Inclua uma sub-lista para recomendações de música / filme / YouTube para quando você precisar de entretenimento ou tiver um tempo livre de dez minutos.
Escrever listas de verificação
Para qualquer atividade regular, eles economizam espaço no cérebro. Guarde-os para sua loja semanal, tarefas que você precisa fazer semanalmente ou mensalmente e para coisas sociais que seriam empurradas para o final da fila. Sim, ligue para sua mãe.
Mantenha um calendário
Parece ridiculamente simples, mas você realmente faz isso? Manter um cronograma on-line de compromissos obrigatórios libera um espaço de memória valioso que você usaria de outra maneira para rastreá-los. Se você estiver comprometido com uma versão em papel, tire fotos frequentes dela com seu telefone.
Praticar a tomada de decisão
Ser implacável é difícil no começo, mas, quando você estiver invadindo a informação, lidando com e-mails e usando listas de verificação, será fácil. Fique de fora - as recompensas valerão a pena.
Seja mais produtivo
Sua antiga lista de tarefas está condenada. “Simplesmente não é suficiente para nos dar a agilidade de gerenciar os vários níveis de complexidade que encontramos em nosso trabalho de conhecimento - desde ações imediatas até aquelas coisas que poderíamos estar fazendo, até as tarefas mais amplas em nível de projeto”, diz Allcott. “Uma das razões pelas quais as listas de tarefas padrão não funcionam é que elas geralmente tentam fazer o que você deve separar em duas ou três listas diferentes.” Esta é sua nova versão em várias camadas.
A lista de projetos
Um projeto é qualquer parte do trabalho que precisa de mais do que alguns passos para concluir. Conseguir um novo telefone, digamos, não é apenas uma coisa: significa pesquisa, comparações de preços, compras e telefonemas. Sua Lista de projetos deve ser para coisas que você não precisa fazer diariamente, mas precisa de um lembrete para verificar se está progredindo, talvez uma vez por semana. Para qualquer projeto, decida qual resultado você está mirando e como você medirá o sucesso antes de anotá-lo.
A lista de ações mestre
Esta é sua maior e mais dinâmica lista, e deve conter todas as ações que você pode fazer agora para cada projeto em que você está trabalhando. Seja específico e não geral: “ensaie o rascunho da apresentação e decida as mudanças finais” é melhor que “terminar a apresentação”, por exemplo. Com essa lista concluída, você sempre terá clareza sobre o que fazer a seguir. Concentre-se na próxima ação, não aquela que requer entrada de outras pessoas antes que você possa terminá-la.
A lista diária de tarefas
Esta é uma seleção focada da sua Lista de Ações Mestre. “Pense na Lista de Ações Mestras como um guarda-roupa cheio de todas as suas roupas e sua Lista de Tarefas Diárias como as coisas que você vai usar hoje”, diz Allcott. Anote-o em um Post-it ou marque algumas coisas como "alta prioridade" em seu calendário. Você não é sobre-humano, então escolha as duas ou três coisas mais importantes e aproveite o momento de concluí-las.
Sobrecarga de informação final
Repensar a conectividade
Verificar e-mail e mídia social é reconfortante, porque parece que está progredindo. Não é. Primeiro passo: desligue todos os sons e gráficos que incomodam você para verificar novos e-mails. Mude sua mentalidade de "verificação" para "processamento". Toda vez que você abre sua caixa de entrada, seu objetivo deve ser processar o que está lá, não simplesmente ver se algo é novo.
Use o Ds
Seu novo mantra: Delete, Do It Now (se levar menos de dois minutos), Do It Later, Delegate ou Decida que ele não precisa de uma ação, mas que pode ser arquivado - seja para referência futura ou para verificar se alguém o acompanhou.
Configurar um email "fila da morte"
Mova todos os e-mails com mais de seis meses para sua própria pasta. Adicione uma hora ao seu calendário seis semanas no futuro e, se ainda não precisar desses e-mails, exclua-os. Da mesma forma, configure um filtro para excluir e-mails de pessoas que deixaram sua empresa.
Não fique obcecado com subpastas
Você precisa apenas de três: ação, leitura e espera (adicione um @, se necessário, para mantê-los na parte superior da estrutura de pastas do seu e-mail). A ação é para coisas que precisam de uma ação que levará mais de dois minutos. Ler é para e-mails mais longos que você precisará acessar eventualmente. A espera é por e-mails em que você está esperando que outra pessoa faça alguma coisa - e onde você quer uma conclusão bem-sucedida. Se você não se importa, não se incomode em rastreá-los.
Fica escuro
Agora que você está mais organizado, em vez de verificar seu e-mail sempre que quiser, faça em horários definidos. Uma abordagem possível é a 50-50 - uma rápida varredura da caixa de entrada pela manhã, depois nenhum email até a tarde, quando você pode ir all-out.Como alternativa, defina três horários regulares: de manhã cedo, almoço e o final do dia, por exemplo, ou, se você estiver em uma empresa especialmente reativa, aloque dez minutos uma vez por hora, na hora.
Concentre sua atenção
Esqueça o gerenciamento do tempo. Na era da informação, a sua atenção é mais importante. “Em trabalhos baseados em conhecimento - que são realmente os únicos trabalhos que resistem à automação - você é simultaneamente o chefe e o trabalhador”, diz Allcott. “Você é responsável não só por fazer o trabalho, mas por decidir o que é o trabalho e por decidir reagir a novos insumos alterando suas prioridades.” O resultado: conflito, indecisão e procrastinação, já que é difícil saber quando “chefe "Ou" modo de pensar "termina e modo" trabalhador "ou" fazer "começa.
Entenda a atenção
É um recurso mais limitado que o tempo. É fácil reconhecer que sua atenção falhou se você está no Twitter por seis horas por dia, mas se você dedicar 80% de sua atenção a reuniões, não fique surpreso se não tiver mais atenção para outras coisas. Pense na atenção, não no tempo, como sua nova moeda e divida-a em fases proativas, ativas e inativas. Procure fazer o melhor trabalho durante as explosões de proatividade e salve o trabalho pesado por tempo inativo.
Exercite seu horário
No papel, mapeie um dia médio: horas de início e término, intervalos e qualquer trabalho que você faça antes ou depois das horas programadas. Exercite-se quando estiver mais atento ou lento - você é um iniciante lento ou lento depois do almoço? Anote todas as surpresas e trabalhe o melhor momento para você fazer tarefas complexas ou difíceis. Não desperdice seus tempos mais produtivos em busca de faturas e troca de cartuchos de impressora.
Pense em "modo de chefe" e "modo de trabalho"
Continue pensando e fazendo separado e você vai melhorar os dois. Programe as principais decisões, o planejamento do projeto e o pensamento criativo para os momentos mais proativos - logo após o primeiro café da manhã, digamos. As decisões do dia-a-dia podem esperar por tempos menos produtivos e economizar coisas como limpar sua caixa de entrada ou sua mesa para a névoa pós-almoço.
Proteja sua atenção
Existem dois tipos principais de drenagem em sua atenção: interna e externa. O primeiro é mais fácil de lidar: responda ao e-mail em lotes e não à chegada, e aloque os horários em que você pode fazer pesquisas na Internet. Os drenos de atenção externa são mais difíceis, mas - se você conseguir se safar - evite reuniões desnecessárias e ligue o telefone apenas em horários programados, em vez de ficar acessível o tempo todo. Se você puder, trabalhe ocasionalmente em cafés - não há nada para fazer lá além de tomar café e fazer o melhor trabalho possível.
Crie "bolsos de atenção"
Isso significa encontrar momentos durante o dia em que você não está fazendo nada. Mantenha arquivos de leitura física e digital - uma carteira A4 e o aplicativo Instapaper farão isso - para que você possa acompanhar durante os deslocamentos ou o tempo de inatividade. Uma vez que isso é uma segunda natureza, experimente uma "lista de ideias", uma série de decisões importantes que você mantém sincronizadas com seu smartphone às quais você pode se referir quando estiver esperando na fila de check-out de autoatendimento.
Pare de multitarefa
A multitarefa é um absurdo dos gerentes da década de 90. Forçando seu cérebro a mudar de uma coisa para outra, você está apenas usando muito esforço mental no tempo de configuração e se arrastando para longe de fazer (e terminar) as coisas. Monocasking, focando em uma coisa de cada vez, é a solução.
Afaste-se do escritório
“Seu ambiente de trabalho pode estar cheio de interrupções e ruído - pressionado, desafiador, aberto e frenético”, diz Allcott. “O seu melhor trabalho de atenção proativa pode precisar acontecer fora deste local.” Discipline seu chefe a aceitá-lo explicando que você precisa trabalhar em casa ou em um café por um dia - então, certifique-se de fazer um dos seus trabalhos mais produtivos. aquele dia.
Recolha boas ideias
Ter métodos de captar boas ideias sem se distrair com elas é fundamental. Manter o botão "Curtir" do Twitter para as coisas que você deseja consultar é uma opção. A utilização do screengrab do seu telefone ou de um documento aberto do Google Drive é outra.
Programe a procrastinação
Treinadores de produtividade juram pelo temporizador Pomodoro, em homenagem a esses temporizadores em forma de tomate, populares em cozinhas de alta qualidade. Encontre um livre em tomato-timer.com e use-o para agendar blocos regulares de 25 minutos de trabalho ininterrupto, com pedaços de cinco minutos de Twitter / Instagram / Angry Birds no meio.
Ter menos reuniões
Humanos são animais sociais, então ter reuniões parece um uso produtivo do tempo. Além disso, algumas pessoas gostam de biscoitos e ineficiência. Aqui está sua estratégia de gerenciamento alternativa.
Mesas Hijack
Faça suas reuniões um a um e envie um e-mail pedindo permissão para aparecer pela mesa de alguém. Se eles não responderem (ou estiverem evitando você), basta aparecer em sua mesa - se nada mais, eles ficarão ansiosos para se livrar de você, reduzindo o preenchimento que compõe as reuniões em sala.
Tente MBWA
A gestão por circulação é um construtor de consenso para pessoas com pouco tempo: caminhe entre os departamentos do seu edifício duas ou três vezes por semana, carregando um caderno, se necessário, para capturar quaisquer ações ou ideias que você precise acompanhar.
Pense no nível do céu
O problema com a maioria das reuniões é que elas são focadas em detalhes, não no panorama geral. Quando eles são inevitáveis, use-os para se concentrar em perguntas como "O que é importante aqui: qualidade ou custo?" Ou "Qual é a abordagem geral?" Quando as coisas grandes forem decididas, as ações certas seguirão naturalmente.
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